مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به‌طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.
مدیریت زمان موارد زیر را در برمیگیرد:
۱_برنامه ریزی موثر
از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را به‌خوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.
فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛ کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، می‌توانید بعدا بپردازید. وظایف و کارهای بلاتکلیف را یک‌به‌یک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلی‌تان را انجام نداده‌اید، کار تازه‌ای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کرده‌اید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.
۲_تعیین هدف
سازمان بی‌هدف، مثل کشتی گمشده‌ای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آن‌ها واقعی و دست‌یافتنی هستند.
۳_تعیین مهلت یا ضرب‌الاجل
برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضرب‌الاجلی را برایتان تعیین کند.
یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید. شما بهترین شخصی هستید که می‌توانید برای کارتان ضرب‌الاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجام‌دادن فلان کار، چقدر زمان می‌برد؛ همچنین می‌توانید از یک برنامه‌ریز برای تعیین ضرب‌الاجل‌های مهم بهره‌مند شوید.
۴_تفویض مسئولیت ها
«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیت‌ها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آن‌ها را در مهلت‌های مقرر انجام دهند.
در صورتی که ضرب‌الاجلی را برای افراد مشخص می‌کنید، به خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵_اولویت بندی کارها
برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.
۶_صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که می‌تواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در شبکه‌های اجتماعی، مدت زمانی جداگانه‌ای را تعیین کنید.
چرا باید برای مدیریت زمان برنامه ریزی کنیم؟؟؟
برنامه‌ریزی، نقش مهمی در مدیریت مؤثر زمان دارد. فرد برای استفاده هرچه‌بیشتر از وقت، باید روز خود را به‌خوبی برنامه‌ریزی کند. انجام کارها نباید فقط با هدف تمام‌شدن آن‌ها باشد. برنامه ریزی و مدیریت زمان به فرد، حسی از جهت‌دار‌بودن و اولویت‌دار‌بودن را کارهایش می‌دهد و او را تشویق می‌کند تا به‌موقع وظایفش را انجام دهد.
برنامه‌ریزی کنید که چگونه می‌خواهید پیش بروید. مهم است که برای خود اهدافی را تعیین کنید و برای رسیدن به هدف به‌شدت بکوشید. برنامه‌ریزی جزءبه‌جزء، گام‌هایی را در بازه زمانی مشخصی، برای تحقق اهداف در محیط کار معرفی می‌کند.
برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به فرد کمک می‌کند تا بداند چه کارهایی را باید فورا انجام دهد و چه کارهایی را می‌تواند به بعد موکول کند. کارکنان باید به‌منظور برنامه‌ریزی بهتر کارها، برای خود یک برنامه کاری تهیه کنند که در آن بتوانند وظایفشان را مقابل بازه زمانی اختصاص‌داده‌شده به هر فعالیت یادداشت برداری کنند.
